Belege kommen per E-Mail, Post, Messenger oder als QR-Rechnung – und landen oft in verschiedenen Ordnern. kontoboxx bündelt alles in einem klaren Eingangskanal: Rechnungen, Gutschriften, Verträge, Lieferscheine. Mit strukturierter Ablage, nachvollziehbaren Freigaben und Dossiers, die Treuhand und Revision sofort verstehen – ob im Zürcher Kreis 5, in Bern oder in St. Gallen.
Jetzt starten!Wir kombinieren pragmatische Erfassung mit sauberer Dokumentation. Ergebnis: Ein geordneter Fluss von der ersten E-Mail bis zum fixierten Paket je Periode.
Jetzt starten!Jede Rechnung erhält eine eigene Route: weitergeleitet an inbox@kontoboxx.com , per Upload oder via App. OCR erkennt Datum, Betrag, MWST-Satz, Referenz und Lieferant; Schräglagen werden begradigt, Duplikate markiert.
QR-Rechnungen (ISO 20022) und eBill-Anhänge werden korrekt zugeordnet. kontoboxx liest IBAN/QR-IBAN, Referenzen und Beträge und schlägt die passende Kostenstelle oder das Projekt vor.
Rollen für Erfassen, Prüfen, Freigeben. Vier-Augen-Prinzip mit Stellvertretungen bei Ferien. Individuelle Limits je Team oder Standort – mit Kommentaren direkt am Beleg statt langer E-Mail-Ketten.
Ordnerlogik & Naming-Konvention
Ablage nach Jahr, Periode, Vorgang: JJJJ-MM-TT_Lieferant_Betrag_Belegart. Ein Dossiergenerator erstellt Monats- oder Quartalspakete mit Index und Änderungsprotokoll – hilfreich bei Rückfragen der Stellen.
Exports in Abacus, bexio, Sage oder Banana – inklusive Konto- und Kostenstellenvorschlägen. camt.053/054-Bankabgleiche lassen sich als Nachweis referenzieren, damit die Spur von Zahlung bis Beleg sichtbar bleibt.
Aufbewahrung gemäss OR und GeBüV: versioniert, mit Zugriffshistorie und jährlichem Archivlauf. Prüfsummenlisten sichern die Integrität; Zugriffsrechte halten Interna geschützt und dennoch auffindbar.
Bis 5 User, zentrale Weiterleitungsadresse, Smart Capture Basis, Standard-Naming, Dossier-PDF, E-Mail-Support innerhalb von zwei Werktagen.
Bis 20 User, Rollen & Freigaben, QR-/eBill-Logik erweitert, Kostenstellenvorschläge, Datenraum-Export, priorisierte Antworten.
Bis 50 User, individuelle Regeln & Felder, System-Exports für mehrere Mandate, jährlicher Archivlauf mit Prüfsummen, Quartalsworkshop, Onsite-Tag pro Halbjahr.